19.2.3 Verfahren Kostenersatz bei Flüchtlingen (Quartalsabrechnung)
Der Kanton vergütet den Gemeinden die vollen Sozialhilfekosten, welche diese an Flüchtlinge leisten, solange der Kanton seinerseits Kostenersatz vom Bund erhält (vgl. Kapitel 19.2 Kostenersatz für anerkannte und vorläufig aufgenommene Flüchtlinge). Die Gemeinden stellen dem Kanton quartalsweise innert drei Monaten nach Quartalsende Rechnung (§ 34 Abs. 2 SPV). Es handelt sich bei dieser Frist ab dem 1. Januar 2024 um eine Verwirkungsfrist (§ 51 Abs. 5 SPG). Das heisst, dass mit Ablauf dieser Frist das Recht auf Kostenersatz untergeht. In Fällen, in denen der Anspruch auf Kostenersatz noch nicht feststeht, beginnt die Verwirkungsfrist erst mit Vorliegen eines vollstreckbaren Entscheids zu laufen. Dies gilt insbesondere bei ungeklärtem aufenthaltsrechtlichem Status der betroffenen Person (§ 34 Abs. 2bis SPV).
Um den Gemeinden die notwendige Zeit für die durch die Verwirkungsfrist allenfalls ausgelöste Umstellung beziehungsweise für das Einreichen älterer Abrechnungen einzuräumen, sieht das angepasste SPG eine Übergangsfrist vor. Die Verwirkungsfrist gelangt deshalb erst ab dem 1. Januar 2025 zur Anwendung (§ 60a SPG). Für die Gemeinden heisst dies, dass die Verwirkungsfrist erstmals für die Abrechnung des 4. Quartals 2024 gilt und dass ihnen bis zum 31. Dezember 2024 Zeit bleibt, um noch offene Rechnungen aus früheren Zeitperioden einzureichen.
Im Rahmen der Quartalsabrechnung listen die Gemeinden Ausgaben und Einnahmen detailliert und periodengerecht auf. Der KSD stellt den Gemeinden dazu ein Formular zur Verfügung (vgl. Handbuch Soziales Formulare für Gemeinden).
Massgebend für die Zuordnung von erbrachten Leistungen zu einem Quartal ist deren Fälligkeit (§ 34 Abs. 2 SPV). Der Begriff der Fälligkeit bedeutet, dass der Gläubiger die Leistungen fordern kann und der Schuldner erfüllen muss. Der Zeitpunkt der Fälligkeit wird in erster Linie durch die von den Parteien getroffene Vereinbarung bestimmt. Wenn eine solche fehlt, gilt die Vermutung der sofortigen Fälligkeit im Zeitpunkt des Vertragsschlusses (BGE 129 III 535 E. 3.2.1). Bei einer Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen bedeutet dies konkret, dass die Fälligkeit am 30. Tag ab Rechnungsdatum eintritt. Ist keine Zahlungsfrist angegeben, ist die Leistung am Rechnungsdatum fällig. Dies betrifft insbesondere folgende Leistungen:
- krankheits- und behinderungsbedingte Auslagen
- Integrationszulagen (IZU)
- Integrationsmassnahmen
- spezielle Erwerbsunkosten (bspw. bei Anschaffungen)
- Kosten für Schule und Erstausbildung
- Arztkosten / Selbstbehalte / Franchisen
- weitere SIL.
In den Fällen, in denen eine sozialhilfebeziehende Person eine Rechnung erst nach Eintritt der Fälligkeit bei der Gemeinde einreicht, ist das Zahlungsdatum der Gemeinde massgebend für die Zuordnung der erbrachten Leistung zu einem Quartal (§ 34 Abs. 2ter SPV). Mit dieser Ausnahme wird sichergestellt, dass die Gemeinden trotz Verwirkungsfrist den Kostenersatz geltend machen können, wenn sie im Einzelfall keine Kenntnis von einer Rechnung hatten. Diese Ausnahme gilt nicht ohne Weiteres für wiederkehrende Leistungen, von denen die Gemeinde auch ohne Vorliegen einer Rechnung grundsätzlich Kenntnis hatte.
Leistungen von Dritten und Rückerstattungen, welche in Zeitidentität bis zum Kostenersatzende nachträglich ausgerichtet werden, sind dem Kantonalen Sozialdienst mittels Abrechnungsformular zurückzuerstatten. Um solche Leistungen handelt es sich primär bei Rückerstattungen (§§ 20 ff. SPG), Rückzahlungen (§§ 3 und 12 SPG), Verwandten- oder Unterhaltszahlungen (§ 7 SPG), Leistungen von Sozialversicherungen oder Kostenersatzleistungen des Kantons (§ 51 Abs. 1 lit. b – d SPG und § 34 SPV). Entscheidend für die Anrechnung der Einnahmen ist nicht der Zeitpunkt deren Eingangs, sondern welche Leistungen diese Einnahmen betreffen. Sämtliche Einnahmen sind personengenau zu verbuchen. Erfolgt beispielsweise eine Rückzahlung für Leistungen des vorangegangenen Jahres, so wird diese Zahlung als Einnahme für das ebenfalls vorangegangene Jahr angerechnet und nicht für das aktuelle Kalenderjahr.
19.2.3.1 Einzureichende Unterlagen
Während der Dauer des Kostenersatzes sind dem Kantonalen Sozialdienst folgende Unterlagen fortlaufend einzureichen:
| Antrag auf materielle Hilfe | Der Antrag auf materielle Hilfe ist umgehend zusammen mit der Erstverfügung einzureichen. Liegt der Antrag auf materielle Hilfe nicht vor, können die Quartalsabrechnungen nicht überprüft werden. |
| Erstverfügung betreffend das Gesuch der materiellen Hilfe | Die Erstverfügung bzw. der Protokollauszug des Gemeinderates ist umgehend einzureichen. Liegt die Erstverfügung nicht vor, können die Quartalsabrechnungen nicht überprüft werden. |
| Sozialhilfebudget | Das Sozialhilfebudget ist den Quartalsabrechnungen zwingend beizulegen, sonst können die Quartalsabrechnungen nicht überprüft werden. |
| Verfügungen / Protokollauszüge | Sofern es zu weiteren Verfügungen im laufenden Sozialhilfeverfahren kommt, sind diese bzw. die Protokollauszüge dem Kantonalen Sozialdienst zuzustellen. Falls keine Protokollauszüge vorhanden sind, sind dem Kantonalen Sozialdienst die detaillierten Abrechnungen, Aktennotizen oder weitere sachdienliche Dokumente zuzustellen. |
| Weitere Ereignisse, die dem Kantonalen Sozialdienst schriftlich zu melden sind |
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19.2.3.2 Separate Quartalsabrechnungen für Kinder und bei Eintritt des Kostenersatzendes
Gemäss § 20 Abs. 4 lit. a SPV sind Leistungen an minderjährige Kinder und Volljährige in Erstausbildung bis zum 25. Altersjahr nicht rückerstattungspflichtig. Es sind deshalb für Kinder in der Unterstützungseinheit separate Sozialhilfebudgets zu führen. Für die Kinder ist auch eine separate Quartalsabrechnung auszufüllen.
Falls die Kostenersatzenden der Mitglieder einer Unterstützungseinheit (bspw. Ehefrau und Ehemann) auf verschiedene Daten fallen, sind die Sozialhilfebudgets für jene Personen mit abgelaufenem Kostenersatz separat zu führen. Für das Quartal, in welches ein Kostenersatzende fällt, sind demnach mehrere Quartalsabrechnungen zu erstellen (vgl. Kapitel 19.2.1 Geburten von Kindern von Eltern mit Flüchtlingseigenschaft (Einbezug Flüchtlingseigenschaft) und Kapitel 19.2.2 Kostenersatz Resettlement-Flüchtlinge).
Beispiel: Tritt das Kostenersatzende beim Ehemann am 13. Februar 2023 ein, wird eine Quartalsabrechnung bis zum 13. Februar 2023 mit beiden Eheleuten erstellt sowie eine Quartalsabrechnung ab dem 14. Februar 2023 bis 31. März 2023 nur für die Ehefrau. Für die Kinder des Ehepaars wird eine separate Quartalsabrechnung für das ganze Quartal eingereicht.
19.2.3.3 Krankenkassenprämien
Krankenkassenprämien werden vom Kanton grundsätzlich nicht erstattet, da diese durch die individuelle Prämienverbilligung übernommen werden. Die Geltendmachung von Krankenkassenprämien ist deshalb immer zu begründen. Werden die Prämien ausnahmsweise erstattet, dann maximal in der Höhe der kantonalen Richtprämien (ausser ein Krankenkassenwechsel ist objektiv nicht möglich).
19.2.3.4 Vertrauensärztliche Abklärungen
Ob im Einzelfall eine vertrauensärztliche Abklärung (insbesondere Zweitmeinung) angeordnet wird oder nicht, liegt im Ermessen der fallführenden Gemeinde. Kosten für vertrauensärztliche (auch zahnärztliche) Abklärungen stellen Verwaltungsaufwand und keine Sozialhilfeleistungen dar. Diese Kosten werden daher nicht vom Kostenersatz erfasst und sind auf der Quartalsabrechnung nicht aufzuführen. Der Kostenersatz erfolgt für die eigentlichen Behandlungskosten vorbehältlich der Versicherungsdeckung und sofern diese nicht offensichtlich ungerechtfertigt erscheinen.
19.2.3.5 Integrationsmassnahmen
Die Gemeinde hat auf den Quartalsabrechnungen für Flüchtlinge bei den Integrationsmassnahmen jeweils zu vermerken, um welche Folgemassnahme es sich handelt:
- Sprachliche Integrationsmassnahme (z.B. Deutschkurse oder MuKi-Kurse),
- Berufliche Integrationsmassnahmen (z.B. Beschäftigungsprogramme, Jobcoaching, Einstufung Social Input, KSB-Schulgeld, Teillohnkosten, jedoch keine Arbeitsintegrationsmassnahmen (vgl. Kapitel 19.3.3 Finanzierung von Integrationsmassnahmen),
- Soziale Integration (z.B. Teilnehmerbeiträge Treffpunkte, Schulstart +, Elternbildung, soziale Integrationsmassnahmen).
Die detaillierten Angaben benötigt der Kanton zwingend für die Verrechnung an den Bund.
19.2.3.6 Kosten für Fremdbetreuung von Kindern
Im Rahmen der Quartalsabrechnung können nur die Nettokosten für die Fremdbetreuung geltend gemacht werden. Die Gemeindebeiträge gemäss KiBeG gehen in Einhaltung des Subsidiaritätsprinzips der Sozialhilfe vor. Entweder sind direkt die Nettokosten bei den Ausgaben oder aber die Bruttokosten bei den Ausgaben und die Gemeindebeiträge gleichzeitig als Einnahmen in der Quartalsabrechnung aufzuführen.