Wissensmanagement Gemeinden-Kanton
Bei der Gemeindeabteilung gehen in den Fachbereichen Finanzen und Recht rund 3'000 Anfragen pro Jahr, beim kantonalen Sozialdienst mehrere Hundert Anfragen ein. Das gefragte Wissen ist häufig dokumentiert und öffentlich zugänglich, aber schwer auffindbar. Ab Januar 2022 steht den Gemeindemitarbeitenden neu eine moderne Wissensplattform zur Verfügung.
Die Einführung einer IT-gestützten Lösung soll Informationen einfacher zugänglich machen, Wissensträger in Gemeindeverwaltungen identifizieren sowie Austausch und Archivierung von Fachwissen fördern. Die Wissensdatenbank (WPG) wird vorerst für die Bereiche Finanzen und Recht (Gemeindeabteilung) sowie zum Kinderbetreuungsgesetz (Kantonaler Sozialdienst) aufgebaut.
Cloud-Plattform mit künstlicher Intelligenz
Die Plattformlösung wird durch künstliche Intelligenz unterstützt. Diese erkennt Fragen bereits während der Eingabe und findet passende Antworten dazu. Falls keine Antwort zur jeweiligen Frage verfügbar ist, wird die Frage direkt an eine Fachperson weitergeleitet.
Das Netzwerk und die Wissensdatenbank lernen und wachsen mit jeder Interaktion. Je mehr Fragen und Antworten eingegeben werden, desto grösser der Informationswert. Auch Mitarbeitende der Gemeinden können Fragen beantworten. Die Plattform dient damit als Expertennetzwerk im Gemeindewesen. Experten der Kantonalen Auskunftstellen überwachen und verifizieren dezentral erteilte Antworten. Ziel ist es, dass die Datenbank mit zunehmendem Reifegrad so viele Antworten bietet, dass sie wie eine Suchmaschine genutzt werden kann.
Betrieb im Kanton Aargau seit Januar 2022
KI-Wissensplattformen sind bereits in Unternehmen im privaten Sektor im Einsatz. Die Gemeindeabteilung und der kantonale Sozialdienst des Kantons Aargau gehören zu den ersten Nutzern des öffentlichen Sektors. In einem ersten Schritt erhielten per Januar 2022 die Gemeindekanzleien, die kommunalen Finanzabteilungen und Sozialdienste Zugriff auf die Wissensdatenbank. Derzeit wird geprüft, ob weitere kantonale Abteilungen die Anfragen der Gemeinden über die WPG abwickeln wollen.
StarGPT
Neu wird die Plattform mittels einer Chatbot-Funktion ergänzt. Diese beantwortet Fragen selbständig anhand der vergangenen Abtworten, und bedient sich zusätzlich einer Ablage, in welche Handbücher, Vorlagen und weitere Fachdokumente abgespeichert werden können. Auf die Ablage werden künftig auch die Gemeinde-Fachverbände Zugriff erhalten. Die StarGPT-Funktion befindet sich derzeit noch in der Testphase.