Artikel im Newsletter Smart Aargau März 2023
Jedes Jahr werden im Kanton Aargau über 3'900 neue Fälle beim Schulpsychologischen Dienst (SPD) eröffnet. Die kantonale Fachstelle betreut und berät Kinder und Jugendliche vom Kindergartenalter bis Ende der Volksschule mit Lern- und Leistungsbesonderheiten sowie psychischen oder sozialen Schwierigkeiten, die sich im Kindergarten oder in der Schule zeigen. Das Ziel der schulpsychologischen Arbeit ist es, zu einer möglichst optimalen Entwicklung des Kindes oder des Jugendlichen beizutragen. Dies wird durch eine gute Zusammenarbeit mit den Eltern, der Schule und den Behörden unterstützt.
3'900 jährliche Fälle ergeben genauso viele Dossiers. Eine Unmenge von Daten und Dokumenten bei denen der Datenschutz hoch geschrieben wird. Katrin Gossner, seit Oktober 2019 Leiterin der Sektion Schulpsychologie in der Abteilung Volksschule des Departements BKS sah sich dieser Tatsache konfrontiert – und dem Umstand, dass die seit 2006 verwendete Datenablage end-of-life war. Das Thema Digitalisierung begleitete sie seit ihrem Stellenantritt.
Die Ablösung der für die Daten/Dossierablage verwendete Software stand von Anbeginn auf ihrer Agenda. Aber machte eine ein-zu-eins-Ablösung wie anfänglich angedacht überhaupt Sinn? Es reifte bald die Erkenntnis, dass ein solches Projekt erstens nicht neben der täglichen Arbeit niedrigprozentig geführt werden kann – und zweitens, dass es sich lohnt nicht nur zu digitalisieren sondern zu transformieren.
Der Schulpsychologische Dienst ist in sechs Regionalstellen unterteilt. Jede Regionalstelle ist für bestimmte Gemeinden zuständig. In diese Regionalstellen arbeiten über 100 Schulpsycholog/innen, Assistenzpsycholog/-innen, Praktikant/-innen, Logopäd/-innen und Sekretariatsmitarbeitende.
Mit der Wiederaufnahme des Projekts 2020 wurde das Projektmanagement professionell, mit genug Ressourcen ausgestattet, aufgestellt. Die bereits früher aufgezeichneten Ist-Abläufe wurden nun gemeinsam analysiert mit dem Ziel diese effizienter zu gestalten und bewusst zu verändern. Man wollte nicht nur wegkommen von den Unmengen von Papier, sondern man wollte das Mindsetting ändern und in Zukunft anders arbeiten, die Abläufe einfacher und effizienter gestalten.
Das Umdenken war etwas vom Schwierigsten im Projekt. Es ist nicht einfach, sich von jahrelang eingeschliffenen Prozessen zu lösen. Aber es hat sich definitiv gelohnt. Auch durch die Aussensicht der Projektleitung konnte diese Prozess positiv gesteuert werden.
Das Resultat des Projekts überzeugt. Seit November 2022 arbeiten all über 100 Mitarbeitenden des SPD mit der neuen GEVER-Lösung. Die Einführung in allen Regionalstellen war gespickt mit den üblichen Ängsten, die durch Veränderung ausgelöst werden. Für diesen Prozess war wichtig, dass die Leitungspersonen und das Projektteam voll und ganz hinter dem Projekt und der digitalen Transformation standen. Die Dossierführung orientiert sich an Abläufen und Prozessen und verfolgt kollaborative Ansätze. Innerhalb des SPD arbeitet man nun sehr viel transparenter. Jede/r hat fast auf alles Zugriff. Dies erleichtert die Zusammenarbeit trotz klarer Federführung pro Dossier enorm. Positiv für die Akzeptanz ist auch die sehr intuitive Benutzerführung, die Möglichkeiten der Individualisierung mit Filtern und das ansprechende Layout. Ein Arbeitstool das Freude macht.
Mit dem ersten Schritt ist das Projekt keineswegs abgeschlossen. In naher Zukunft geplant, sind Kollaborationsmöglichkeiten direkt mit den Schulen via Teamräumen. Und da der Prozess ganzheitlich gedacht wurde, werden auch die Eltern künftig miteinbezogen. Der Austausch und die Zusammenarbeit mit ihnen wird – falls gewünscht – ebenfalls via die Lösung möglich werden.