Einblick in das Projekt ELWIS und die Fachapplikation CONNET

Der Name des Projekts der Name setzt sich zusammen aus Einrichtungen, Leistungen und KLienten, Web-Interface, SAP.

Ziel des Projekts ELWIS war es, eine zeitgemässe, prozessunterstützende und integrierte Fachapplikation für die Abteilung Sonderschulung, Heime und Werkstätten (SHW) zu beschaffen. Mit dem Go-Live der Fachapplikation CONNET am 11. Januar 2021 und der Verarbeitung der ersten Abrechnungen am 1. Februar 2021 ist das Digitalisierungsprojekt erfolgreich umgesetzt.

Ziele und Nutzen der Fachapplikation CONNET

• Auswahl einer Standardlösung, welche bereits in anderen Kantonen zuverlässig im Einsatz ist und der Informatikstrategie des Kantons Aargau entspricht.
• Ein webbasierter und, wo möglich, automatisierter Datenimport von den Einrichtungen zur Abteilung SHW ist nun möglich. Damit ist eine medienbruchfreie Kommunikation gewährleistet.
• Die automatisierte Schnittstelle, mit Verbindung zu SAP (RAPAG), erleichtert die Bearbeitung der Kreditorenrechnungen.
• Mit der Schnittstelle zu GERES (Einwohnerkontrollen) können die Personendaten zusätzlich auf ihre Richtigkeit überprüft werden.
• Aufgrund des Dokumentenmanagementsystem können neue Klienten-Dokumente digital gespeichert und referenziert werden. Dies führt dazu, dass das bisherige physische Ablagesystem nicht mehr weitergeführt werden muss und mittelfristig digitalisiert werden wird.

Herausforderungen und Erkenntnisse

Die ursprüngliche Projektplanung sah eine Einführung der Fachapplikation CONNET in zwei Schritten im Mai bzw. August 2020 vor. Aufgrund des unerwartet hohen Anpassungsbedarfs, für die spezifische Situation des Kantons Aargau, wurde die Einführung auf Januar 2021 verschoben. Das agile Projektmanagement in eng getakteten sogenannten Sprints und der Aufwand für das Testen, zusätzlich zum Tagesgeschäft, waren für die betroffenen Mitarbeitenden der SHW herausfordernd. Trotz Corona-Pandemie konnten die Schulungen für die Einrichtungen schliesslich alle stattfinden, teilweise noch vor Ort, grösstenteils jedoch online per MS Teams.

Die SHW bedankt sich bei allen involvierten Personen, der Arbeitsgruppe und der Projektleiterin, den Mitarbeitenden der SHW und den Pilot-Einrichtungen welche das Projekt und die Einführung der Fachapplikation CONNET mitgetragen und ermöglicht haben. Ein besonderer Dank geht an alle Einrichtungen, da auch für sie die Einführung mit zusätzlichen Anstrengungen, neben dem Tagesgeschäft, verbunden war.

Die ersten Wochen seit Einführung zeigen bereits eine deutliche Verbesserung in der Datenqualität. Sehr erfreulich ist auch, dass Rechnungen nun schneller verarbeitet und ausbezahlt werden können.

Weiteres Vorgehen

Auch nach Abschluss der Projektphase geht die Weiterentwicklung der Applikation weiter. Einige kleine Kinderkrankheiten müssen noch behoben und weitere Automatisierungsschritte vollzogen werden.

Für die Einrichtungen bedeutet die Fachapplikation auch eine Anpassung ihrer Prozesse. Ein zentraler Punkt wird es sein, die Rückmeldungen der Benutzerinnen und Benutzer in den Einrichtungen aufzunehmen und die Fachapplikation CONNET weiter zu entwickeln. Die Abteilung SHW steht dafür im Austausch mit den Einrichtungen und nimmt deren Anliegen in die weitere Planung der Verbesserung der Fachapplikation CONNET auf.

Facts & Figures