Aktenführung & Archivierung
Eine ordnungsgemässe Aktenführung erfüllt ein wesentliches Anliegen des demokratischen Rechtsstaats. Gleichzeitig trägt sie zu einer kontinuierlichen und effizienten Verwaltungsführung bei. Das Staatsarchiv berät und unterstützt die kantonalen Verwaltungseinheiten und öffentlichen Organe bei der ordnungsgemässen Aktenführung.
Unter Aktenführung – auch Records Management oder Schriftgutverwaltung genannt – wird die effiziente und systematische Planung, Durchführung und Kontrolle der Aufzeichnung von Geschäften und die fachgerechte Verwaltung der dabei entstehenden Dokumente verstanden. Dazu gehören Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung, Aussonderung und Vernichtung von Dokumenten.
Zudem sind die Gewährleistung des Datenschutzes und des Öffentlichkeitsprinzips sowie eine aussagekräftige Überlieferungsbildung zentrale Aufgaben der Aktenführung und Archivierung.
Kantonale Verwaltungseinheiten und öffentliche Organe
Die kantonalen Verwaltungseinheiten und öffentlichen Organe sind gemäss § 23 der Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (VIDAG) verpflichtet, zu den von ihnen verwalteten Dokumenten ein nachgeführtes Ordnungssystem zu unterhalten. Dieser Aktenplan bildet die Aufgaben und Tätigkeiten der Organisationseinheit ab und erlaubt klare Zuordnungen von Dokumenten und Dossiers.
Die Anforderungen an die kantonalen Verwaltungseinheiten sind in der folgenden Richtlinie festgelegt.
Das Staatsarchiv berät und unterstützt die kantonalen Verwaltungseinheiten und öffentlichen Organe bei der Umsetzung der rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen.
Dafür bietet das Staatsarchiv themenbezogene und praxisnahe Merkblätter an:
- Merkblatt 1: Organisationsvorschriften zur Aktenführung (PDF, 6 Seiten, 229 KB)
- Merkblatt 2: Ordnungssystem zur Aktenführung und Archivierung (PDF, 4 Seiten, 16 KB)
- Merkblatt 3: Dossierbildung zur Aktenführung und Archivierung (PDF, 2 Seiten, 98 KB)
- Merkblatt 4: Metadatierung (PDF, 5 Seiten, 222 KB)
- Merkblatt 5: Migration in archivtaugliche Formate (PDF, 7 Seiten, 598 KB)
- Merkblatt 6: Digitale Sicherung (PDF, 3 Seiten, 501 KB)
- Merkblatt 7: Digitale Aufbewahrung (PDF, 2 Seiten, 492 KB)
- Merkblatt 8: Digitale Ablieferung (PDF, 4 Seiten, 562 KB)
Folgendes Merkblatt richtet sich an die technischen Verantwortlichen der Verwaltungseinheiten und der öffentlichen Organe: