Häufige Fragen

Ein Dokument ist anonymisiert, wenn keine Rückschlüsse auf bestimmte Personen mehr möglich sind.

Dabei sind zwei verschiedene Fälle zu unterscheiden:

1. Anonymisierung einer Kopie:

Fallbeispiel: Ein amtliches Dokument, in das Einsicht verlangt wird, enthält Personendaten Dritter.

In diesem Fall kann eine Kopie angefertigt werden. Die identifizierenden Stellen sind so zu schwärzen oder abzudecken, dass die Schrift nicht sichtbar gemacht werden kann (hierzu hat der Datenschutzbeauftragte des Kantons Basel-Stadt ein Merkblatt erstellt). Es gilt zu beachten, dass nicht nur der Name der betroffenen Person, sondern auch deren Adresse und weitere Angaben zu schwärzen sind, die Rückschlüsse erlauben könnten.
Anonymisierungsbeispiel: Ein amtliches Dokument enthält Personendaten einer Lehrperson. Auf der Kopie für die Einsichtnahme ist nicht nur ihr Name, sondern auch die Information "Lehrerin an der Schule xy" zu schwärzen.

2. Anonymisierung des Originals:

Fallbeispiel: Für eine Statistik werden Personendaten bearbeitet.

In diesem Fall ist die Anonymisierung direkt im Original vorzunehmen, sobald es der Zweck erlaubt.
Anonymisierungsbeispiele: Namen werden durch Codes ersetzt, die auch rückwärts nicht aufgeschlüsselt werden können (in diesem Fall ist auch von "Pseudonymisierung" die Rede). Personendaten werden zu Gruppen zusammengefasst, die keine Rückschlüsse auf bestimmte Personen mehr erlauben.

Durch das Öffentlichkeitsprinzip hat grundsätzlich jede Person das Recht, Einsicht in amtliche Dokumente zu nehmen, unabhängig von Wohnort, Staatsangehörigkeit oder Alter.

Die Einsicht in amtliche Dokumente kann vor Ort, durch Erhalt einer Kopie oder auf elektronischem Weg erfolgen. Bei speziellen Gesetzesbestimmungen oder bei überwiegender öffentlicher oder privater Interessen kann die Einsicht in amtliche Dokumente eingeschränkt, aufgehoben oder verweigert werden.

Mehr Informationen finden Sie dazu unter: Auskunft und Einsicht durch Private in amtliche Dokumente

Amtliche Dokumente sind Dokumente von kantonalen oder kommunalen öffentlichen Organen, die sich auf ihre amtliche Tätigkeit beziehen.
Ein Dokument ist amtlich, wenn es folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt:

• das öffentliche Organ hat Verfügungsmacht über das Dokument,
• das Dokument bezieht sich auf die Erfüllung öffentlicher Aufgaben.

Beispiele: Gesetze, Verfügungen (z.B. Baubewilligung), Gutachten, Berichte, sonstige Akten etc.

Amtliche Dokumente können sich auf einem beliebigen Träger befinden, z.B. in Papierform oder in elektronischer Form.

Als nicht amtliche Dokumente gelten:

• provisorische Dokumente, z.B. Entwürfe
• Dokumente zum persönlichen Gebrauch, z.B. Arbeitsnotizen, die als Arbeitsgrundlage oder Arbeitshilfsmittel dienen.

Die Beweis- und Darlegungslast dafür, dass ein Dokument im Besitz einer Behörde kein amtliches Dokument darstellt, liegt bei der Behörde.

Mehr Informationen dazu finden Sie unter:
Leitfaden für öffentliche Organe

Nach der gesetzlichen Definition sind Personendaten jene Daten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Die folgenden drei Elemente müssen gegeben sein, damit Informationen als Personendaten bezeichnet werden können:

1. Daten

Unter Daten ist jede Art von Information zu verstehen, unabhängig von Inhalt oder Form. So kommt es nicht darauf an, ob es sich um objektive Informationen handelt (Beruf einer Person, Vermögen einer Person, Blutgruppe) oder subjektive (Werturteile wie fleissig oder faul, Kreditwürdigkeit einer Person). Das Format der Information und der Träger sind ebenfalls nicht relevant; die Informationen können in alphabetischer, numerischer, grafischer, fotografischer, akustischer oder sonstiger Form vorliegen.
Informationen können strukturiert (Adressdatenbank) und unstrukturiert (Informationen in einem Brief) erfasst werden.

2. Personenbezug

Erforderlich ist nur ein Bezug zu einer Person, nicht aber zur Persönlichkeit. Personendaten sind daher nicht nur Informationen über das Privatleben einer Person (Gesundheit, Freizeitbeschäftigungen, Vereinsmitgliedschaften), sondern auch Angaben über den Beruf. Selbst isoliert betrachtet sind nicht personenbezogene Angaben, die aber aufgrund des Zusammenhangs oder von Zusatzinformationen einer Person zugeordnet werden können, Personendaten (Fotografie eines falsch parkierten Autos, Kaufquittung, Schätzwert einer Liegenschaft).

3. Bestimmtheit oder Bestimmbarkeit der Person

Die Daten können sich auf eine ganz bestimmte, identifizierte Person beziehen oder auf eine identifizierbare Person. Bestimmt ist eine Person, wenn sie über ihren Namen, Geburtstag, Aussehen, AHV-Nummer etc. identifiziert werden kann.
Die Bestimmbarkeit hingegen ist ein relatives Kriterium, das vom jeweiligen Betrachter und seinen Möglichkeiten abhängt. Bestimmbar ist beispielsweise der Halter eines Fahrzeugs, weil die Fahrzeugnummer mit Hilfe des Autoindex einem Halter zugeordnet werden kann. Es genügt aber nicht schon jede theoretische Möglichkeit der Identifizierung. Ist der Aufwand für die Bestimmung der betreffenden Person derart gross, dass nach der allgemeinen Lebenserfahrung nicht damit gerechnet werden muss, dass ein Interessent diesen auf sich nimmt, liegt keine Bestimmbarkeit vor.

Der Begriff der Personendaten ist also sehr weit. Er umfasst sowohl Daten mit sehr geringem Personenbezug und geringer Gefährdung der Persönlichkeit als auch besonders schützenswerte Personendaten. Als besonders schützenswert gelten Personendaten, bei denen eine besondere Gefahr einer Persönlichkeitsverletzung besteht (§ 3 lit. k IDAG).
Das Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) stuft daher die Anforderungen für die korrekte Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten höher ein, als diejenigen für die Bearbeitung von nicht besonders schützenswerten Personendaten. Anwendung findet das IDAG aber auf beide.

Besonders schützenswerte Personendaten sind gemäss § 7 der Verordnung zum IDAG (VIDAG) vom 26. September 2007 (SAR 150.711) Daten über

• die religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Tätigkeiten,
• die Gesundheit, die Intimsphäre oder die ethnische Zugehörigkeit,
• Massnahmen der sozialen Hilfe,
• administrative oder strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen.

Einsicht in amtliche Dokumente kann durch ein Einsichtsgesuch verlangt werden. Dieses kann mündlich oder schriftlich gestellt werden.

Detaillierte Informationen zur Einreichung eines Gesuchs finden Sie unter Auskunft und Einsicht durch Private in amtliche Dokumente

Alle öffentlichen Organe müssen gemäss dem Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) Einsicht in ihre amtlichen Dokumente gewähren.

Öffentliche Organe sind:

• alle Behörden, Kommissionen und Organe von öffentlich-rechtlichen Anstalten auf kantonaler und kommunaler Ebene,
• natürliche und juristische Personen sowie Personengesellschaften des Handelsrechts, die öffentliche Aufgaben erfüllen,
• öffentlich-rechtlich anerkannte kirchliche Körperschaften, d.h. die reformierte, die römisch-katholische und die christkatholische Landeskirche.

Im Leitfaden für öffentliche Organe (PDF, 43 Seiten, 555 KB), Ziffer I.3 finden Sie weitere Informationen.

Es gibt aber Ausnahmen zum Einsichtsrecht, siehe dazu die nachfolgende Frage Gibt es amtliche Dokumente, in die ich keine Einsicht nehmen kann?

In folgende amtliche Dokumente ist keine Einsicht möglich:

• Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen, z.B. Sitzungen des Regierungsrats, Gemeinderats und von Kommissionen des Grossen Rats,
• Hängige Geschäfte,
• Hängige Verfahren,
• über Positionen in laufenden Verhandlungen.

Ausserdem kann der Zugang verweigert, aufgeschoben oder eingeschränkt werden, wenn

• eine spezielle Gesetzesvorschrift, oder
• überwiegende öffentliche oder private Interessen

der Einsicht entgegenstehen.

Mehr Informationen dazu finden Sie im Leitfaden für öffentliche Organe (PDF, 43 Seiten, 555 KB), Ziffer II.3.4.

Siehe dazu das Merkblatt zur Datensperre (PDF, 1 Seite, 23 KB).

Personendaten sind vertraulich und dürfen nicht mit unverschlüsselten E-Mails versandt werden. Zwischen Mailadressen, die auf @ag.ch oder @xxx.ag.ch enden, können vertrauliche Inhalte per E-Mail ausgetauscht werden.

Der Mailaustausch zwischen anderen Verwaltungsstellen, externen Fachstellen oder privaten Empfängern (z.B. Eltern betroffener Schülerinnen und Schülern) ist zu unsicher. Der Versand im Mailtext oder auch als Anhang ist nur zulässig, wenn eine genügende Verschlüsselung gewählt wurde.

Es wird daher empfohlen, für den Austausch vertraulicher Daten mit externen Stellen den WebTransfer-Dienst oder eine Verschlüsselungslösung wie Secure Mail Aargau zu nutzen.

Weitere Informationen finden Sie unter den folgenden Links:

• WebTransfer-Dienst

Gemäss § 16 Abs. 2 des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006 können Einwohnerkontrollen Personendaten nach bestimmten Kriterien geordnet bekanntgeben (sog. Listenauskunft), wenn die Daten ausschliesslich für ideelle Zwecke verwendet werden. Eine nähere Umschreibung nimmt § 9 Abs. 2 lit. b der Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (VIDAG) vom 26. September 2007 vor. Demnach sind ideelle Zwecke insbesondere gegeben bei:

• politischen Parteien zur Förderung des politischen Interesses
• gemeinnützigen Organisationen zur Mitgliederwerbung und für Spendenaufrufe; das ZEWO-Gütesiegel oder die entsprechende Anerkennung durch das Steueramt des Kantons Aargau gilt als Nachweis der Gemeinnützigkeit,
• lokalen und regionalen Vereinen und Organisationen zur Förderung des Gemeinschaftslebens, der Gesundheitsvorsorge, des Sports oder der Kultur.

Art. 13 Abs. 2 der Bundesverfassung garantiert das Recht auf Datenschutz. Zentral ist das Recht auf informationelle Selbstbestimmung; gemeint ist das Recht jeder Person, selbst zu bestimmen, wer welche der sie betreffenden Daten zu welchem Zweck wie bearbeiten darf. Eine Publikation von Äusserungen einer Person ohne ihre Einwilligung stellt einen Eingriff in das Grundrecht der informationellen Selbstbestimmung dar.

Wie bei allen Grundrechten darf die Verwaltung nicht nach eigenem Gutdünken entscheiden, ob sie einen Eingriff vornehmen will. Sie benötigt dafür eine Legitimation durch den Souverän, das heisst die Stimmbürgerinnen und Stimmbürger. Je nach Schwere des Eingriffs reicht die Notwendigkeit für die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe aus oder es ist eine ausdrückliche Erlaubnis durch einen demokratisch zustandegekommenen Erlass – ein Gesetz – notwendig.

Politische Meinungsäusserungen gehören zu den besonders schützenswerten Personendaten. Ihre Publikation durch die Verwaltung stellt deshalb einen schweren Eingriff dar. Dies gilt in besonderem Mass, wenn die Publikation im Internet erfolgt, so dass über eine personenbezogene Suche grundsätzlich jedermann ohne zeitliche und örtliche Begrenzung die politischen Meinungsäusserungen einer bestimmten Person ausfindig machen und ausforschen kann. Eine gesetzliche Grundlage, die der Verwaltung die Veröffentlichung der Wortmeldungen an der Gemeindeversammlung im Internet erlauben würde, ist nicht vorhanden. Dem Gemeindegesetz ist nur zu entnehmen, dass ein Protokoll zu führen ist, jedoch nicht, welche Art von Protokoll (Beschlussprotokoll, zusammenfassendes Protokoll, Wortprotokoll).

Nach der Lehre gibt es einen gewissen Mindestinhalt: Ort und Datum der Versammlung, Namen des Versammlungspräsidiums und der Gemeindeschreiberin oder des Gemeindeschreibers, Zahl der anwesenden Stimmberechtigten, Reihenfolge der Traktanden, Anträge, angewandte Abstimmungs- und Wahlverfahren, Beschlüsse und Wahlergebnisse, Zusammenfassung der Beratung etc. Diese zusammenfassenden Protokolle sind in den amtlichen Publikationsorganen zu veröffentlichen. Auch ihre Publikation im Internet ist zulässig, weil kein Eingriff in die Persönlichkeit der Stimmbürgerinnen und Stimmbürger erfolgt. Hingegen gehören die Wortmeldungen der einzelnen Versammlungsteilnehmenden nicht zum erforderlichen Inhalt. Für deren Publikation gibt es keine gesetzliche Grundlage und die Verwaltung kann, wie bereits erwähnt, die fehlende Erlaubnis des Souveräns nicht durch eine eigene Beurteilung der Wünschbarkeit einer Publikation ersetzen.

Es wäre auch nicht erstrebenswert, eine gesetzliche Grundlage zu schaffen. Bereits die Notwendigkeit, sich an der Gemeindeversammlung vor einer grösseren Anzahl von Einwohnern zu äussern, kann unter psychologischen und sozialen Gesichtspunkten zu einem Konformitätsdruck führen. Das heisst die Meinung wird unter Umständen nicht mehr frei geäussert. Ziel der Gemeindeversammlung ist es aber, den wahren und unverfälschten Willen der Mehrheit der stimmberechtigten Teilnehmenden festzustellen. Im Rahmen der Gemeindeversammlung selbst ist es unvermeidlich und für die politische Willensbildung notwendig, dass sich die Sprechenden der Kritik durch andere Mitbürgerinnen und Mitbürger aussetzen. Die Publikation der Wortmeldungen im Internet erfolgt hingegen nach durchgeführter Versammlung und dient nicht mehr dem Meinungsbildungsprozess. Das Bewusstsein einer Veröffentlichung im Internet kann die Stimmbürgerinnen und Stimmbürger während der Versammlung davon abhalten, sich zu melden. So könnten sie beispielsweise befürchten, ihre Wortmeldungen nicht druckreif zu formulieren, sich gehässigen Kommentaren von Unbeteiligten auszusetzen, eine andere politische Meinung zu vertreten als der Arbeitgeber etc.

Die Publikation im Internet ist auch nicht für die Wahrung politischer Rechte notwendig. Interessierten Stimmbürgerinnen und Stimmbürgern steht die Möglichkeit offen, das Protokoll auf der Gemeindekanzlei einzusehen. Zulässig ist auch das Versenden des Protokolls an Stimmbürgerinnen und Stimmbürger für den persönlichen Gebrauch und die Wahrnehmung politischer Rechte.

Eine zeitlich unbeschränkte Bekanntgabe der politischen Meinungsäusserungen an Gemeindeversammlungen an nicht Stimmberechtigte erzeugt somit einen unnötigen Druck, der weniger öffentlichkeitsgewohnte oder schüchterne Personen von der Abgabe eines Votums abhalten kann. Dies wäre mit den Zielen der direkten Demokratie schwer vereinbar. Zusammenfassend ist der Schutz der Persönlichkeit der Votanten klar höher zu gewichten als die Interessen von Personen, die gar nicht in der Gemeinde stimmberechtigt sind, etwas über die einzelnen Votanten und deren Meinung zu erfahren.

Anders verhält es sich bei Wortprotokollen von Einwohnerratssitzungen. Stimmbürgerinnen und Stimmbürger haben ein legitimes Interesse, auf einfache Art die Voten der von ihnen gewählten Vertreterinnen und Vertreter zu erfahren. Diese begeben sich als Politikerinnen und Politiker freiwillig in die Öffentlichkeit. Die Grenze für einen unzulässigen Eingriff in die Persönlichkeit liegt entsprechend höher als bei einer Privatperson.

Für den Datenschutz ist jenes öffentliche Organ verantwortlich, das Personendaten bearbeitet oder bearbeiten lässt (§ 29 Abs. 1 des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen [IDAG; SAR 150.700]). Unter Bearbeitung ist nicht nur Beschaffen, Umarbeiten oder Bekanntgeben, sondern auch Vernichten von Personendaten zu verstehen.

Werden Personendaten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe oder zu Sicherungs- und Beweiszwecken nicht mehr benötigt, sind sie von der verantwortlichen Behörde zu vernichten (vgl. § 21 Abs. 1 IDAG; Archivbestimmungen bleiben vorbehalten).
Werden Personendaten über die Löschfristen hinaus bearbeitet, kann die betroffene Person bei der verantwortlichen Behörde mündlich oder schriftlich Folgendes verlangen (§ 28 IDAG):

"Die betroffene Person kann vom öffentlichen Organ verlangen, dass es

• a) das widerrechtliche Bearbeiten unterlässt, insbesondere dass die widerrechtlich bearbeiteten Personendaten gelöscht werden,
• b) die Folgen eines widerrechtlichen Bearbeitens beseitigt,
• c) die Widerrechtlichkeit des Bearbeitens feststellt,
• d) den Entscheid Dritten mitteilt oder veröffentlicht, wenn sie ein schützenswertes Interesse hat."

Lässt das öffentliche Organ Personendaten durch Dritte bearbeiten (Outsourcing), bleibt es für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich und die Ansprüche gemäss § 28 IDAG sind ihm gegenüber geltend zu machen (§ 18 Abs. 2 IDAG). Das öffentliche Organ hat bei Vergabe von Aufträgen zur Bearbeitung von Personendaten vertraglich sicherzustellen, dass die Ansprüche betroffener Personen durchgesetzt werden können (§ 12a lit. d Verordnung zum IDAG [VIDAG; SAR 150.711]).

Ob die Voraussetzungen für eine Löschung vorliegen, hat das verantwortliche öffentliche Organ selbst zu prüfen und auf Verlangen der betroffenen Person eine anfechtbare (begründete) Verfügung mit Rechtsmittelbelehrung zu erlassen.